團購取貨通知怎麼寫？分批到貨、代領與未取貨的實用範本

「收到通知就能把全部商品帶走嗎？」「可以請家人代領嗎？」到貨通知若少了品項與交付條件，客人容易白跑，店家也得在取貨現場重新查單。先點收、分貨，再把能交付的內容寫清楚，通知才真正有用。

本文提供團購店的通知與紀錄方法。文中的範本是經營示例，取貨時段、保存方式與代領規則須由店家依實際情況確認。

一、先確認「已到貨」，再發出「可取貨」

供應商通知出貨、物流送達與店家完成點收，是不同階段。貨物抵達後，先核對商品編號、規格與實收數量，確認可以分給哪些訂單，再通知客人。

同一位客人的訂單若分成兩批到貨，請把「這次可領」與「尚待到貨」分開列出。不要只寫「你的商品到了」，讓對方以為整筆訂單都已齊全。

已發現破損、規格不符或數量待確認的商品，先保留異常紀錄，不要直接放入可取貨清單。點收方法可延伸閱讀到貨驗收的五步驟。

二、一則通知要包含六項資訊

• 訂單辨識：客人稱呼與適當的訂單識別資訊，避免在公開留言揭露電話、地址或完整購買明細。
• 本次可取品項：品名、規格與數量；缺少的部分另外註明。
• 取貨地點：明確地址或已確認的取貨點，必要時補充入口與聯絡方式。
• 可取時段：寫清楚日期、時間與是否需要預約，避免只說「今天來拿」。
• 現場核對方式：依店家規則核對訂單資訊，代領者也需要能辨識正確訂單。
• 溫層與攜帶提醒：依商品標示及店家實際保存安排，提醒客人準備合適的攜帶用品。

冷凍、冷藏商品不要為了方便找貨而長時間放在常溫取貨區。通知與分貨安排可搭配庫位與取貨安排指南。

三、分批到貨通知範本

以下空格請在點收完成後填寫，尚未確認的資訊不要當成承諾。

【本批商品可取貨通知】
訂單辨識：＿＿＿＿
本次可領：＿＿＿＿，規格＿＿＿＿，數量＿＿＿＿
尚待到貨：＿＿＿＿；目前狀態＿＿＿＿
取貨地點：＿＿＿＿
可取時段：＿＿年＿＿月＿＿日，＿＿時至＿＿時
核對方式：＿＿＿＿
代領請先提供：＿＿＿＿
保存與攜帶提醒：＿＿＿＿
無法於上述時段前來，請透過＿＿＿＿聯繫另行確認。

若客人想等全部到齊再領，先確認店家能否保留、庫位是否足夠，以及商品適合的保存條件，再回覆可行安排。預估到貨與確定可領日期應分開，可參考預購交期判讀指南。

四、代領時，留下交付內容

代領不只核對姓名。先依既定規則確認原訂購人授權，再核對本次可領品項與數量，交付後記錄時間、領取方式和已交付內容。

例如一筆訂單共有三款商品，本次只交付兩款，紀錄要寫成「兩款已領、另一款待到」，不能把整筆訂單標成已完成。客人日後查詢時，才看得出還有哪些商品未交付。

交付名單放在店家內部使用，不要把其他客人的聯絡資訊或訂購內容一起傳給代領者。

五、未取貨提醒，要先確認還有沒有待領商品

提醒前先查最後一次交付紀錄，排除已代領、已改時段或正等待其他品項的訂單。提醒內容以實際待領商品為主，給客人清楚的聯繫方式。

【待取貨提醒】
目前尚待領取：＿＿＿＿
原約定時段：＿＿＿＿
可重新確認的時段：＿＿＿＿
如已領取或需要調整安排，請透過＿＿＿＿回覆，讓我們核對紀錄。

不要把沒有回覆直接視為同意取消、同意額外費用或放棄商品。後續處理應依原先已確認的交易規則與雙方溝通結果辦理。

六、交付後，更新三個狀態

一筆訂單至少分清「已通知」「待領取」「已交付」。分批領取則逐項記錄，而不是只保留一個整單狀態。

每次交付後立即更新，下一位值班人員才能使用同一份資料。需要重新通知時，也先核對是否已有新安排，避免不同人員重複催領。

常見問題：客人可以只領已到貨的部分嗎？

先確認分批交付是否可行、哪些品項已完成點收，以及費用和後續交付安排。雙方確認後，再逐項記錄本次已領內容。

常見問題：取貨通知要放在公開社團嗎？

一般時段與地點可依通路方式公告；個別訂單明細與客人聯絡資訊，使用能保護個人資訊的聯繫方式傳送。

想先規劃下一批選品，可查看批發商品目錄，把商品編號、數量與配送需求整理後再洽詢。配送與運費頁可作為確認交付方式的起點。

主圖沿用 AI 製作的經營情境示意，非實際倉庫或商品組合照片。